納品時に動いたからといって、翌年もそのまま動くとは限りません。列追加、保存場所変更、Excel更新、担当者交代で修正が必要になることがあります。
保守しやすさは、コードの有無だけでなく、どこを変更すればよいか、正しい結果をどう確認するかが残っているかで決まります。
先に結論
納品物には、実行ファイルだけでなく、操作説明、設定変更箇所、テスト用データ、エラー時の確認方法を含めます。修正対応と継続保守の範囲も分けて確認します。
この作業は自動化候補です
次の項目が多いほど、手作業をそのまま続けるより、自動化の効果が出やすくなります。
- 担当者や保存場所が変わる可能性がある
- 毎年、様式や列が変わる
- 複数PCへ配布する
- 外部システムやメールと連携する
- 業務停止時の影響が大きい
作業を三つに分けて考える
- 1受入テストをする
通常、空欄、最大件数、異常値を試します。
- 2変更点を残す
設定、コード、保存場所、版番号を記録します。
- 3復旧方法を決める
バックアップと、旧版へ戻す手順を用意します。
向いている方法の考え方
「納品後の修正」は、当初仕様どおりに動かない不具合対応を指すことが多く、列追加や様式変更は追加作業になる場合があります。契約前に区別してください。
ソースを受け取るだけで、社内の誰でも直せるわけではありません。設定で変えられる項目を分け、変更方法を日本語で残してもらう方が実用的です。
相談前にそろえるもの
完成形を細かく設計する必要はありません。今の作業が再現できる材料をそろえる方が重要です。
- 操作説明書
- ソースまたは編集可能な納品形式
- 正常・異常のテストケース
- 設定変更箇所の一覧
- 修正対応期間と保守条件
- バックアップと復元方法
専門家へ頼んだ方がよい目安
- 業務上止められない処理
- 毎年変更が予定されている
- 社内で保守できる人がいない
- 納品者が対応できない場合の引き継ぎも必要
よくある失敗
- 納品日に通常例だけ試す
- 旧版を消してから新しい版へ入れ替える
- ソースがあれば保守できると思う
- 仕様変更と不具合修正を区別しない
よくある疑問
ソースコードは必ず受け取るべきですか？
将来の修正や引き継ぎを考えるなら確認した方がよいです。ただし、ソースの権利や再利用条件はサービスごとに異なります。
説明書はどこまで必要ですか？
操作だけでなく、入力条件、設定変更、エラー時の確認、バックアップまであると引き継ぎやすくなります。
保守契約がないと使えませんか？
必須ではありません。変更頻度が低いなら都度依頼でもよいですが、止まったときの連絡先と復旧手順は決めておきます。