専門用語を使う必要はありません。「どのセルへ何を書くか」をすべて指定するより、今どんな順番で作業し、何ができれば完了なのかを伝える方が重要です。
VBAなどの方法は、必須理由がなければ固定せず、環境に合う提案を求めます。
先に結論
相談文は、困りごと、現在の手順、入力、完成結果、頻度、例外、利用環境、希望納品物の順に書くと伝わります。分からない項目は「提案希望」と明記して構いません。
相談文に入れる8つの項目
専門用語ではなく、現在の作業と完成条件を順に書けば十分です。次の項目を埋めると、見積もりの前提がそろいます。
- 困っていることと、自動化したい目的
- 現在の作業手順と所要時間
- 入力に使うファイルやデータ
- 正しい完成結果と検算方法
- 作業頻度、通常件数、最大件数
- 例外と、失敗したときの希望動作
- OS、Excelの種類、利用人数、保存場所
- 希望する納品物、納期、検収条件
現在の手順と完成形を分けて書く
- 1現状を書く
何を手で行い、どこで困るかを説明します。
- 2入出力を示す
使うファイルと、完成したときの状態を示します。
- 3条件を添える
頻度、環境、例外、納品後対応を伝えます。
方法を指定しすぎない方がよい理由
「毎月、店舗別ファイル20件を一つにまとめ、商品別売上を出している。現在は約2時間。Windows版Excelを3人で使用。列不足のファイルはエラー一覧にしたい」のように、業務の言葉で十分です。
希望画面を細かく決めるより、必須条件と提案してほしい部分を分けると、作り手の知見を活かせます。
現状・完成形・例外・環境を順に書く
いまの作業、入力、完成形、例外、利用環境を順に書き、方法の指定は必要な場合だけ加えます。
- 現在の手順と所要時間
- 入力ファイルと正しい出力
- 対象件数と最大件数
- 利用環境と利用人数
- 例外時の希望
- 納期、説明書、ソース、保守の希望
要件を言葉にしにくいなら整理から依頼する
- 複数の方法を比較して提案してほしい
- 既存ファイルを直すか作り直すか迷う
- 相手によって見積もり範囲が違う
- 業務用語を技術仕様へ整理してほしい
技術名とセル位置だけで依頼しない
- 方法だけ指定し、目的を書かない
- 例外を「ほぼない」と省略する
- 納品後の修正と保守を同じ意味で扱う
- 個人情報入りファイルを公開場所へ添付する
よくある疑問
要件定義書がなくても依頼できますか？
できます。現在の作業、入出力、正しい結果が分かれば、相談しながら仕様を決められるサービスがあります。
予算は書いた方がよいですか？
上限があるなら伝えると、範囲を分けた提案を受けやすくなります。ただし、現物確認前の金額は概算として扱います。
VBAで作ってほしいと指定すべきですか？
既存環境など明確な理由がなければ、目的と環境を伝えて方法の提案を求める方が適切な場合があります。