一覧表から一件ずつ住所をコピーしてラベルへ貼る作業は、自動化しやすい一方、誤送付の影響が大きい作業でもあります。
印刷対象を選び、郵便番号・住所・氏名・敬称を差し込み、印刷前に件数と一覧を確認できる形にします。
先に結論
固定ラベル用紙へ複数件を配置し、一括印刷するならVBAや差し込み印刷が候補です。Excelだけで作るか、Wordの差し込み機能を使うかは、用紙とレイアウトで決めます。
印刷前にそろえておきたい宛名データ
住所を差し込めるだけでなく、印刷対象や敬称を間違えない状態に整っているかを確認します。
- 毎月またはイベントごとに同じ形式で発送する
- 住所一覧がExcelで管理されている
- 印刷対象を手で色付けしている
- 敬称や会社名の有無で表示が変わる
- 用紙途中から印刷したい
住所の整形と印刷を分ける
- 1送付先を確定する
発送対象と除外対象を一覧で確認します。
- 2ラベルを配置する
用紙規格に合わせて複数件を並べます。
- 3印刷前に照合する
件数、空欄、重複、長い住所を確認します。
Excel・Word差し込み・専用ソフトの選び方
住所の長さ、会社名の有無、連名、郵便番号空欄などでレイアウトが変わります。通常例だけでなく、長い住所や法人宛もテストします。
個人情報を扱うため、印刷済みデータ、失敗した用紙、共有ファイルの管理も業務手順に含めます。
住所一覧・用紙・長い住所の見本を用意
通常の個人宛だけでなく、法人名、部署名、連名、長い住所、印刷対象外を含む見本を用意します。
- 住所一覧の仮名サンプル
- 使用するラベル用紙の型番・寸法
- 法人、個人、連名の表示例
- 途中位置から印刷する必要の有無
- 印刷対象の選び方
件数が多く、誤送付の影響も大きいとき
- 数百件を繰り返し印刷する
- 誤送付防止の確認画面が必要
- 長い住所や複数様式がある
- 送付状や封筒印刷もまとめたい
敬称・印刷対象・長い住所を確認する
- 色だけで印刷対象を判断する
- 空欄や重複を確認せず印刷する
- プリンタ余白を実機で試さない
- 実在住所入りサンプルを公開する
よくある疑問
Wordの差し込み印刷とVBAのどちらがよいですか？
単純な一覧差し込みならWordも有力です。途中位置、複雑な条件、Excel内で一括管理したい場合はVBAを比較します。
用紙途中から印刷できますか？
開始位置を指定する仕組みは作れます。用紙の行列数とプリンタの余白を実機で確認します。
重複住所を除外できますか？
判定条件を決めれば可能です。同居人を誤って除外しないよう、住所だけか氏名も含めるかを決めます。