Excelの重複・表記ゆれを毎回手作業で確認している

重複削除ボタンだけでは、全角半角、空白、ハイフン、旧字体、法人格の違いまで同じとは判断できません。

自動で削除するのではなく、確実な重複と、似ているため人が確認する候補を分けると安全です。

先に結論

商品コードや社員番号のような一意キーがあるなら、それを優先します。氏名や住所しかない場合は、文字を整えて比較し、疑わしい組み合わせを確認一覧にします。

自動で確定できる重複を見分ける

重複候補を機械的に出すには、同一人物・同一企業と判断する基準が必要です。削除まで自動にする範囲は、照合キーの確実さで決めます。

Power Queryや関数で正規化列を作り、既存データと突き合わせられます。似ている文字列の判定は誤判定があるため、確認対象を絞る用途として使います。

削除より、統合前の候補一覧と変更履歴を残す方が安全です。顧客や契約データでは、別人をまとめる影響が大きいためです。

同一と確定できる例、似ているが別と判断する例、判断に迷う例を分けて用意すると、誤判定を減らせます。

似ている会社名も見つけられますか？

法人格、空白、記号をそろえて候補を出せます。ただし、同一企業かの最終判断は住所や法人番号なども確認します。

重複を自動で削除して大丈夫ですか？

一意キーや完全一致など確実な条件以外は、候補一覧にして確認する方が安全です。

毎月の新規データだけ確認できますか？

既存台帳と新規分を照合し、新規、重複候補、更新候補に分けることができます。