勤怠集計は、時刻の計算だけでなく、日跨ぎ、休憩、休日、丸め、欠勤、申請漏れなどの例外が多い業務です。
すべてを自動確定するより、定型計算を行い、確認が必要な人だけを一覧にする形から始める方が安全です。
先に結論
打刻CSVの取り込み・整形はPower Query、勤務規則に沿う計算は関数やVBA、未打刻や申請不一致は例外一覧として人が確認します。就業規則や給与計算の判断は、確定した社内ルールに従います。
勤怠ルールを計算式にできるか
日またぎや休憩、休日、丸めなどを雇用区分ごとに説明できるかが、自動集計の前提になります。
- 毎月同じ勤怠システムからCSVを出す
- 複数拠点・雇用区分のデータをまとめる
- 未打刻を目視で探す
- 日跨ぎや休憩控除を手で直す
- 給与用形式へ列を並べ替える
打刻原本と修正履歴を分ける
- 1打刻データを取り込む
社員番号、日付、時刻を正しい型で読みます。
- 2規則に沿って集計する
勤務時間、休憩、残業などを計算します。
- 3例外を出す
未打刻、重複、上限超過、申請不一致を一覧にします。
Excelで自動化する範囲を決める
勤怠は「正しい答え」が勤務区分や就業規則で変わります。開発者へ判断を任せず、雇用区分ごとの計算例を会社側で確認します。
時刻は日付をまたぐと計算が変わり、CSVでは文字列として出ることもあります。正常例だけでなく、夜勤、休暇、途中外出、打刻漏れをテストします。
通常・夜勤・休暇・未打刻の例をそろえる
通常勤務に加え、日またぎ、休憩変更、休日、欠勤、打刻漏れの正しい計算例を用意します。
- 勤怠CSVのサンプル
- 勤務区分ごとの計算例
- 正しい月次集計表
- 夜勤、休暇、未打刻などの例外
- 給与システム取り込み形式
勤務区分が多く、給与へ影響するとき
- 従業員数が多く確認漏れが起きる
- 勤務区分や締め日が複数ある
- 給与計算へつながるため誤りの影響が大きい
- 制度変更時に修正できる設計が必要
未打刻をゼロ時間で確定しない
- 時刻を文字列のまま比較する
- 未打刻をゼロ時間として確定する
- 例外を自動補完して根拠を残さない
- 就業規則を確認せず式だけ合わせる
よくある疑問
残業時間を自動で確定できますか？
計算はできますが、申請・承認や就業規則による判断が必要な場合があります。自動計算値と確認対象を分けます。
夜勤も集計できますか？
日跨ぎの規則と基準日を決めれば対応できます。通常勤務と異なるサンプルを用意してください。
給与ソフトへそのまま取り込めますか？
取り込み仕様に合わせたCSVを作れる場合があります。社員番号、項目順、文字コード、エラー条件を公式仕様で確認します。