担当者から日報ファイルを集め、週末に合計し、月末にまた同じ数字をまとめる。提出形式やファイル名が違うと、集計より前の整理に時間がかかります。
入力項目と提出先を統一できれば、日報を原本として週報・月報を自動集計できます。
先に結論
一行1日・一担当者など提出単位を決め、日付、担当者、数値項目、状態を共通化すれば自動集計できます。未提出、重複提出、修正版を分け、自由記述は数値集計と別に扱います。
日報原本に必要な項目
ファイル名やシート名だけに情報を持たせないようにします。
- 担当者ID・部署
- 対象日・週・月
- 売上・件数・工数など数値項目
- 活動分類や案件コード
- 提出・修正・承認の状態
- 自由記述と翌日の予定
日報を再入力せず、期間だけを切り替える
週報・月報用に同じ数字を転記するのではなく、日報データを期間と部署で集計します。修正版は旧版を消さず、採用する版を決めます。
自由記述は単純な数値集計に混ぜず、未記入、文字数、キーワード、担当者別一覧など目的に応じて表示します。
- 1提出データを統合する
担当者・日付・版を付けて一つの明細へします。
- 2未提出と重複を確認する
在籍・勤務予定と照合し、対象者だけを確認します。
- 3週・月の集計表を更新する
数値集計、案件別内訳、コメント一覧を分けて作ります。
ファイル回収を続けるか、入力先を一つにするか
既存Excelを残すならPower Queryでフォルダー結合できます。入力様式を変えられるならFormsや共有Excelへ寄せる方が、回収と未提出確認を簡単にできます。
| 方法 | 向いている場面 | 確認したい点 |
|---|---|---|
| Power Query | 担当者別Excelを定期統合 | 列・シート・ファイル名を統一 |
| Forms・共有Excel | 入力先を一つにする | 権限と修正方法を決める |
| VBA | 帳票出力・配布まで自動化 | 提出データの原本を分離する |
日報・週報・月報の集計で確認しておきたいこと
日報の必須項目を減らし、担当者IDと対象日を必ず持たせます。
- 一行の提出単位を決める
- 担当者名ではなくIDも持つ
- 修正版を上書きせず版で管理する
- 未提出の対象者一覧を用意する
日報・週報・月報の集計を相談するときに伝えること
正常、未提出、重複、修正版、自由記述が長い例を用意します。
- 現在の日報・週報・月報
- 担当者・部署・勤務予定マスター
- 集計する数値と分類
- 修正・承認・締め後の扱い
- 未提出通知と完成レポート
日報・週報・月報の集計をプロに任せる目安
- 担当者・部署・様式が多い
- 未提出確認に時間がかかる
- 日報から複数の管理レポートを作る
- Formsや共有環境への移行も含めたい
日報・週報・月報の集計で確認しておきたいこと
週報と月報を別々に手入力し続けると、同じ数字が三つの原本になります。
- 担当者名の表記ゆれで別人になる
- 同じ日の修正版を二重計上する
- 未提出を実績0として扱う
- 自由記述の列変更で取込が止まる
日報・週報・月報の集計で確認しておきたいこと
担当者ごとに別ファイルでもまとめられますか？
様式とファイル名に規則があればまとめられます。統一できるなら入力先を一つにする方が簡単です。
未提出者も自動で分かりますか？
勤務予定や対象者マスターと照合すれば抽出できます。
週報・月報のコメントも作れますか？
自由記述を一覧化・分類する補助はできますが、評価や要約の最終判断は人が確認します。