複数ファイルを一つずつ開き、印刷範囲とプリンターを確認して印刷する作業は、ページ数が多いほど抜けや重複が起きます。前回の印刷設定が残り、別のプリンターや両面設定になることもあります。
一括印刷では、対象ファイルだけでなく、印刷順、部数、片面・両面、カラー、用紙、失敗時の再開位置を決めます。
対象ファイルと印刷設定が一定なら自動化できます。ただしプリンターやドライバーはPC環境に依存するため、本番で使う端末と機器で確認が必要です。大量印刷では、いったんPDFへまとめて確認してから印刷する方式も比較します。
一括印刷前に固定する条件
同じファイルでも、印刷環境が違うと結果が変わります。
- 対象フォルダーとファイル名に規則がある
- 印刷するシートと順番が決まっている
- 用紙・向き・部数・両面が固定
- 使用するプリンターが決まっている
- 印刷済みを確認する方法がある
印刷開始前の一覧と、印刷後の記録を作る
いきなり印刷せず、対象ファイル名、シート、ページ数、部数を一覧表示して確認できるようにします。設定違いや0ページは開始前に止めます。
プリンターへ送った件数と実際に出た枚数は必ずしも同じではありません。少なくとも送信結果、失敗ファイル、再印刷対象を記録します。
- 1印刷対象を一覧化する
ファイル、シート、ページ数、部数、順番を確認します。
- 2設定を固定して送る
プリンター、用紙、向き、両面などを指定します。
- 3失敗分だけ再実行する
印刷済みとエラーを記録し、重複を避けます。
直接印刷か、PDF経由か
紙の出力が最終目的でも、まず複数ファイルをPDFへまとめてページ順を確認すると事故を減らせます。バーコードプリンターやラベルプリンターなど特殊機器は、実機での動作確認が欠かせません。
| 方法 | 向いている場面 | 確認したい点 |
|---|---|---|
| VBAで直接印刷 | Excelの印刷設定を使う | PC・プリンター・ドライバーに依存 |
| PDF作成後に印刷 | ページ順と内容を先に確認 | PDF化の余白や改ページを確認 |
| 印刷管理ソフト | 大量帳票や複数プリンター | 既存環境との対応を確認 |
複数ファイルの集約で確認しておきたいこと
対象ファイルを一つのフォルダーへ集め、手作業で使う設定を一覧にするところから始めます。
- 印刷対象外ファイルを別フォルダーへ分ける
- 印刷範囲とページ数を確認する
- プリンター名を記録する
- 一括印刷前に少量で試す
複数ファイルの集約を相談するときに伝えること
本番で使うPC、プリンター、用紙、代表ファイルをそろえます。
- 対象ファイルと印刷順
- プリンター名・用紙・部数・両面設定
- 対象シートと除外シート
- エラー時の再開方法
- 印刷済みを記録する項目
複数ファイルの集約をプロに任せる目安
- 毎日または毎月大量に印刷する
- 複数プリンターや用紙を切り替える
- 帳票ごとに部数や印刷範囲が違う
- 印刷漏れが業務停止につながる
複数ファイルの集約で確認しておきたいこと
開発者のプリンター名や既定設定を前提にすると、別PCで動きません。
- 既定プリンター任せにする
- 印刷範囲が空でも処理を続ける
- 対象順をファイル一覧の偶然の並びに任せる
- 失敗後に全件を再印刷して重複する
行ごとのファイル作成で確認しておきたいこと
ファイルを開かずに印刷できますか？
利用者が一つずつ開かずに処理できますが、内部ではExcelや印刷機能を使うため環境確認が必要です。
印刷順を指定できますか？
一覧表やファイル名の番号で順番を指定できます。
途中で紙切れになった場合はどうしますか？
送信済みと未送信を記録し、対象を選んで再開できる設計にします。