予算ファイルと会計実績をコピーし、部門別に差額を計算し、コメント欄を追加する作業は、月が変わるたびに参照範囲や列を直しがちです。予算改定があると、どの版と比べた数字かも曖昧になります。
予算、実績、見込を同じ科目・部門・期間の粒度へそろえ、版を明示して比較します。
先に結論
部門・科目・月の共通コードと予算版があれば、予実差額・差率を自動更新できます。未入力、組替、科目変更、締め後修正を別一覧へ出し、比較対象の版と取得日時をレポートへ表示します。
予実比較でそろえる軸
名称ではなくコードと期間で結びます。
- 部門コード・科目コード
- 対象月・累計期間
- 当初予算・修正予算・見込の版
- 実績の締め状態と取得日時
- 組替・配賦・内部取引の扱い
- 差異コメントと担当者
数字の版と締め状態を見えるようにする
同じ「予算」でも当初・修正・見込があるため、列名だけでなく版IDと承認日を持ちます。実績も速報と確定を区別します。
差額が0でも、予算と実績の両方が未入力なら問題です。金額だけでなく、予算なし実績、実績なし予算、未登録コードを確認します。
- 1予算と実績を共通軸へ変換する
部門・科目・月・版をそろえます。
- 2存在と金額を比較する
予算なし、実績なし、差額、差率、未登録を分類します。
- 3レポートとコメントを更新する
月次・累計・見込を表示し、担当者の差異理由を結びます。
更新処理と経営コメントを分ける
データ取込と差異計算は自動化できますが、差異理由や今後の見込は人の判断です。コメントを数値へ直接埋め込まず、部門・科目・月へ対応する別表にします。
| 方法 | 向いている場面 | 確認したい点 |
|---|---|---|
| Power Query | 予算・会計CSVを共通形式へ変換 | 版・締め・取得日時を保持 |
| ピボット・データモデル | 部門・科目・月を切替集計 | 未登録コードを除外しない |
| VBA | 定例レポート・PDFを出力 | 更新前の検算と版表示を行う |
予算と実績の比較で確認しておきたいこと
まず一部門の一か月分で、予算と実績がコードで結べるか確認します。
- 予算版をファイル名だけに持たせない
- 速報と確定を分ける
- 予算なし実績を別一覧へ出す
- 差異コメントを数値セルへ直接書かない
予算と実績の比較を相談するときに伝えること
当初予算、修正予算、確定実績、組替のある例を用意します。
- 各予算版と実績データ
- 部門・科目マスター
- 比較する版と締め状態
- 差額・差率・重要度の条件
- 完成レポートとコメント入力方法
予算と実績の比較をプロに任せる目安
- 部門・科目・予算版が多い
- 複数会計データを統合する
- 月次・累計・見込の資料を定例作成する
- 経営会議用PDFや配布まで自動化したい
予算と実績の比較で確認しておきたいこと
差異表が更新できても、比較版が違えば意思決定を誤ります。
- 最新ファイルという理由だけで比較版を選ぶ
- 予算なし実績を除外する
- 速報と確定を混ぜる
- 科目変更を名称だけで対応させる
予算と実績の比較で確認しておきたいこと
修正予算と当初予算を両方表示できますか？
版を別列として持てば、当初比・修正比・見込比を並べられます。
差異コメントも前月から引き継げますか？
部門・科目・月に対応するコメント表として管理すれば可能です。自動流用する場合は対象月を明示します。
会計データの締め後修正はどう扱いますか？
取得日時と締め状態を残し、更新時に過去月の差分も確認します。