自動化した処理が最後まで動いても、すべてのデータが正しく入ったとは限りません。対象外ファイルを取り込んだり、一部の行だけ落ちたり、再実行で重複したりすることがあります。
処理前後の件数と合計を自動で比べる「検算」を入れると、結果を信用できる条件が明確になります。
入力と出力の単位が対応しているなら、件数・金額・数量・キーの重複を自動照合できます。総合計だけでなく、月、部署、税区分など重要な分類ごとに確認すると、相殺される差異も見つけられます。
最低限入れたい検算
作業内容に応じて、複数の指標を組み合わせます。
- 入力行数と出力行数
- 金額・数量の総合計
- 部署・月・税区分などの分類別合計
- 一意キーの重複件数
- 取込対象ファイル数
- エラー・除外・要確認の件数
「合わないときに止まる」ことも自動化の一部
差異があるのに帳票保存やメール送信まで進むと、誤った結果が配布されます。許容差を超えた場合は処理を止め、どの分類で差が出たかを表示します。
端数処理や重複除外により、行数は変わっても正しい場合があります。その場合は、変わる理由と期待件数を規則として持たせます。
- 1入力側の基準値を計算する
件数・合計・対象ファイル数を処理前に控えます。
- 2出力側を同じ単位で集計する
総合計だけでなく重要な分類別にも計算します。
- 3差異時の動作を決める
停止、警告、確認一覧のどれにするか決めます。
どこへ検算を入れるか
Power Queryなら読み込み結果と除外行を分け、Excel関数で確認値を表示できます。VBAなら処理途中に検算し、不一致の場合は保存や送信を中止できます。
| 方法 | 向いている場面 | 確認したい点 |
|---|---|---|
| 関数 | 見える場所に確認値を表示 | 式自体が上書きされないよう保護する |
| Power Query | 取込・除外・エラー件数を管理 | 更新結果の記録を残す |
| VBA | 処理前後を比較し自動停止 | 停止理由と再開方法を表示する |
支払予定表の作成で確認しておきたいこと
現在の手作業でも、作業前の件数・合計と作業後をメモするだけで、検算の基準を作れます。
- 総合計だけでなく分類別も比べる
- 除外した行数を0に見せない
- 許容する端数差を決める
- 再実行前に前回出力を消すか判定する
支払予定表の作成を相談するときに伝えること
正常に一致する例と、意図的に一行抜いた例を用意すると検知できるか確認できます。
- 入力と出力のサンプル
- 一致すべき件数・合計
- 分類別に確認する項目
- 許容する差とその理由
- 不一致時に止める処理
支払予定表の作成をプロに任せる目安
- 誤った帳票やメール送信を自動で止めたい
- 複数工程を通るため欠落箇所が分かりにくい
- 金額と数量の両方を複数分類で照合する
- 処理ログと検算結果を保管したい
支払予定表の作成で確認しておきたいこと
合計が一致しても、プラスとマイナスの誤りが相殺されている場合があります。
- 総合計一つだけで完了判定する
- 除外件数を記録しない
- 不一致でも警告を閉じれば続行できる
- 検算式を出力処理で上書きする
支払予定表の作成で確認しておきたいこと
行数が変わる処理でも検算できますか？
重複除外や集約など、変わる理由をルール化し、キー件数や分類別合計で確認できます。
1円の差でも止めるべきですか？
税や端数の規則により異なります。許容差を業務側で決め、その理由を記録します。
検算だけを後から追加できますか？
元データと出力の対応が分かれば追加できます。既存処理を変更する前にバックアップを取ってください。