社員別の工数表を集め、案件コードごとに時間を合計し、単価を掛けて原価を出す作業は、月末に集中します。案件コードの間違い、未入力、24時間を超える日などを直してからでないと集計できません。
工数原本、単価マスター、案件マスターを分け、まず入力品質を検査してから原価計算へ進みます。
先に結論
社員・日付・案件・時間が一行単位でそろい、適用期間付きの単価があれば自動集計できます。未入力、重複、1日上限、案件終了後の入力を先に検査し、単価変更前後を正しく適用します。
工数と原価に必要なデータ
名前や月だけでなく、後から追えるコードと期間を持ちます。
- 社員ID・部署
- 日付・案件コード・作業分類
- 通常・残業などの時間区分
- 社員または職種の単価と適用期間
- 案件予算・期間・担当部門
- 承認・締め・修正の状態
時間の集計と金額計算を分ける
最初に工数の重複・未入力・上限を確認し、確定時間を作ります。その後、日付に対応する単価を結び付けて原価を計算します。
単価を現在値だけで上書きすると過去月の原価が変わります。開始日・終了日を持つ履歴マスターにします。
- 1工数を検査する
社員×日付の合計、重複、未入力、案件有効期間を確認します。
- 2適用単価を結ぶ
工数日付に対応する社員・職種単価を取得します。
- 3案件別原価を集計する
予算、売上、原価、粗利、進捗率を必要な粒度でまとめます。
Excelで扱う範囲と工数管理システム
入力件数が限られ、勤怠・案件データをCSVで受け取れるならExcelで集計できます。日々の入力、承認、請求、原価まで一体管理するなら専用ツールも比較します。
| 方法 | 向いている場面 | 確認したい点 |
|---|---|---|
| Power Query | 社員別工数CSVを統合 | 社員・案件・日付の型をそろえる |
| 関数・ピボット | 単価結合と案件別集計 | 単価履歴を適用日で引く |
| 工数管理システム | 入力・承認・予算・請求を管理 | 既存勤怠や会計との連携を確認 |
工数と原価の集計で確認しておきたいこと
一週間分で、社員別の一日合計と案件コードエラーを先に確認します。
- 時間を文字列ではなく数値で持つ
- 案件コードをマスターと照合する
- 単価に適用開始日を持たせる
- 締め後の修正履歴を残す
工数と原価の集計を相談するときに伝えること
通常、兼務、単価変更、案件終了後入力、未承認の例を用意します。
- 工数データと入力単位
- 社員・部署・単価マスター
- 案件マスターと予算
- 未入力・上限・承認ルール
- 完成する原価・粗利レポート
工数と原価の集計をプロに任せる目安
- 複数形式の工数表を集める
- 単価履歴・配賦・間接工数が複雑
- 予算超過を早期通知したい
- 締め後修正と監査履歴が必要
売上と粗利の集計で確認しておきたいこと
単価の現在値を過去工数へ掛けると、前月の原価が後から変わります。
- 社員名だけで単価を結ぶ
- 日別合計を確認しない
- 未承認工数を確定原価へ入れる
- 案件終了後の入力を無条件で受け入れる
売上と粗利の集計で確認しておきたいこと
人によって単価が違っても計算できますか？
社員または職種ごとの単価と適用期間を持てば計算できます。
間接工数も案件へ配賦できますか？
配賦基準が確定していれば可能です。基準変更の履歴を残します。
予算超過を通知できますか？
確定工数と予算を比較し、一定割合を超えた案件を通知できます。