売掛金管理では、入金を見つけるだけでなく、どの請求へ充当し、残額がいくらかを確定する必要があります。取引先名と金額を目で追う方法は、分割入金や相殺があると負担が増えます。
自動一致できる明細を先に処理し、曖昧な候補だけを担当者が確認する形にすると、判断を残したまま手数を減らせます。
先に結論
請求番号または顧客・金額・期日の組合せで一致候補を作り、確実なものだけ自動消込します。分割・一括・手数料・過入金は理由別に残し、請求残高と入金残高が一致することを検算します。
消込に必要な原本
請求側と入金側の両方に、後から追える番号を残します。
- 請求番号・顧客コード・請求日・期日・金額
- 入金日・金額・振込名義・口座
- 前月繰越と当月請求
- 消込済み金額と未消込残
- 手数料・相殺・返金の区分
請求残と入金残を別々に持つ
一つの入金を複数請求へ充当する場合も、元の入金明細を消さず、充当明細を別に持ちます。これにより、誰がどの請求へいくら割り当てたか追えます。
未入金一覧は、単に消込されていない請求ではなく、期日、督促状態、保留理由を含めて作ります。
- 1自動一致候補を作る
請求番号、顧客、金額、日付で確実な一致から処理します。
- 2例外を人が確定する
一括・分割・名義違い・差額を理由付きで確認します。
- 3残高と履歴を検算する
請求残、入金残、消込額、未入金件数を照合します。
Excelで管理できる範囲
件数が限られ、会計システムから定型CSVを出せるならExcelで補助できます。大量件数、複数通貨、複雑な債権管理、承認がある場合は販売・会計システム側の機能も比較します。
| 方法 | 向いている場面 | 確認したい点 |
|---|---|---|
| Power Query・関数 | 請求・入金CSVから候補抽出 | 自動確定条件を厳しくする |
| VBA | 確認画面・充当履歴・未入金表 | 二重消込と再実行を防ぐ |
| 債権管理システム | 大量・複雑な残高管理 | Excelとの役割分担を明確にする |
発注点の管理で確認しておきたいこと
一か月分の請求・入金を使い、完全一致、一括、分割、差額の件数を数えます。
- 振込名義の別名表を作る
- 消込前の元明細を削除しない
- 未消込残を別列で持つ
- 前月分と当月分を混ぜない
横に広がった月別・商品別の表を集計しやすい縦長デを相談するときに伝えること
例外のある取引を匿名化し、正しい消込結果と一緒に用意します。
- 請求一覧・入金明細・前月残
- 自動一致の条件
- 一括・分割・手数料・相殺の扱い
- 未入金と督促の管理項目
- 会計システムへ戻す形式
横に広がった月別・商品別の表を集計しやすい縦長デをプロに任せる目安
- 毎月数百件以上ある
- 複数口座・複数締め日を扱う
- 誤消込が決算や督促へ影響する
- 履歴・承認・会計連携まで必要
横に広がった月別・商品別の表を集計しやすい縦長デで確認しておきたいこと
金額だけの一致は、同額請求が複数あると誤消込につながります。
- 元入金を消込先へ直接上書きする
- 候補が複数でも自動確定する
- 差額を雑費などへ無条件に振る
- 消込済み明細を再実行で再利用する
横に広がった月別・商品別の表を集計しやすい縦長デで確認しておきたいこと
請求番号が入金明細にありません。自動化できますか？
顧客、金額、日付で候補を絞れますが、曖昧なものは人が確定します。
振込手数料を引かれた入金も扱えますか？
取引先ごとのルールと許容差額を持たせて候補にできます。
督促一覧も作れますか？
期日、残高、前回連絡日、保留理由を加えて作れます。