支払予定表は、請求書を集めて金額を並べるだけではありません。締め日、支払条件、休日、相殺、前払、承認状況などを反映し、振込データや会計処理へつなげる必要があります。
計算できる部分と承認が必要な部分を分け、元請求・予定・実績を別に持つと管理しやすくなります。
先に結論
取引先マスターに支払条件があり、請求・仕入データと結べるなら支払予定を自動作成できます。振込確定や銀行データ作成は影響が大きいため、重複、承認、口座、合計を段階的に検算します。
支払予定に必要な項目
請求書だけでなく、取引先マスターと承認状態を確認します。
- 取引先コード・請求番号・請求日・金額
- 締め日・支払サイト・休日調整
- 銀行口座・振込名義
- 相殺・前払・保留の区分
- 承認・支払済み・取消の状態
予定・確定・支払実績を分ける
予定表は何度も変わるため、確定前の見込みと振込確定を分けます。支払後は銀行結果や支払番号を実績として残し、予定行を上書きしません。
口座変更は重要なマスター変更です。請求書の記載だけで自動更新せず、社内の確認手順を通します。
- 1支払候補を作る
請求と取引先条件から予定日・金額を計算します。
- 2重複・承認・口座を確認する
未承認、同一請求、口座変更を別一覧へ出します。
- 3確定後に実績を残す
振込結果、支払日、差戻し、保留理由を記録します。
Excel補助と会計・銀行連携の境界
予定表の作成とチェックはExcelで支援できます。銀行振込データや会計仕訳へつなぐ場合は、利用する形式と承認・権限を厳密に確認します。
| 方法 | 向いている場面 | 確認したい点 |
|---|---|---|
| Power Query・関数 | 請求CSVとマスターから予定表 | 休日・締め条件を明確にする |
| VBA | チェック表・確定表・出力ファイル | 誤出力を防ぐ承認段階を設ける |
| 会計・支払システム | 承認・振込・仕訳まで管理 | 既存機能を優先する |
横に広がった月別・商品別の表を集計しやすい縦長デで確認しておきたいこと
現在の支払条件を取引先別に一覧化し、例外と口座変更手順を分けます。
- 請求番号で重複を確認する
- 予定と確定を別列にする
- 口座情報を請求データから直接上書きしない
- 支払合計を銀行・会計と照合する
PDFからExcelへの取込を相談するときに伝えること
通常支払、休日調整、相殺、保留、口座変更の例を用意します。
- 請求・仕入データ
- 取引先・支払条件・口座マスター
- 休日と締め日のルール
- 承認・保留・取消の扱い
- 確定後の出力と検算方法
PDFからExcelへの取込をプロに任せる目安
- 取引先と請求件数が多い
- 複数締め・複数口座・相殺がある
- 銀行振込データまで作る
- 誤支払防止の承認・履歴が必要
PDFからExcelへの取込で確認しておきたいこと
自動計算した支払日と、実際の契約条件が一致しているか確認します。
- 請求番号重複を見ずに合計する
- 口座変更を自動反映する
- 未承認請求を確定へ含める
- 振込結果を予定表へ上書きして履歴を失う
PDFからExcelへの取込で確認しておきたいこと
休日の場合の支払日も自動計算できますか？
前倒し・後ろ倒しの契約ルールと休日表があれば計算できます。
銀行振込データも作れますか？
利用銀行の仕様に合わせて作れる場合がありますが、承認、文字コード、口座確認、合計検算が必要です。
請求書PDFから予定表へ入れられますか？
読み取りは可能な場合がありますが、誤認識を前提に請求番号・金額・口座の確認が必要です。