マスターを上書きしてから誤りに気づくと、どの値が変わったのか追うのに時間がかかります。行の並び替えがあると、前後のファイルを目で比べる方法も役に立ちません。
更新前を保管し、コードで行を結び付け、追加・削除・変更を分けて確認すれば、反映前の承認と反映後の監査がしやすくなります。
先に結論
一意のコードと更新前後のファイルがあれば差分を自動抽出できます。削除は物理削除か利用停止か、名称変更は履歴を残すかなど、差分を見つけた後の処理まで決めます。
差分の種類を業務上の意味へ置き換える
単なるセル変更ではなく、運用上の状態として分類します。
- 新規登録
- 名称・住所・担当などの属性変更
- 単価・率・区分の変更
- 利用停止・廃止
- コード統合・付替え
- 有効開始日・終了日の変更
反映前の確認表と、反映後の履歴を分ける
反映前は、旧値・新値・変更項目・申請者を並べ、承認者が判断できるようにします。反映後は、確定日と確定者を加えて履歴として残します。
削除された行をそのまま消すと、過去取引から名称を引けなくなることがあります。利用停止や有効期間で残すべきかを確認します。
- 1更新前を固定する
比較対象となる旧版を変更不可の状態で保管します。
- 2コードで前後を結ぶ
並び順ではなく一意のコードで追加・削除・変更を分類します。
- 3承認後に反映する
確認済みの差分だけを本番マスターへ適用し、履歴を保存します。
比較だけか、更新反映まで行うか
差分一覧の作成だけならPower Queryでも対応できます。承認済み行だけを本番ファイルへ反映し、バックアップや履歴まで管理する場合はVBAや業務システムを含めて検討します。
| 方法 | 向いている場面 | 確認したい点 |
|---|---|---|
| Power Query | 更新前後を結合して差分抽出 | 適用処理とは分ける |
| VBA | 確認済み行の反映・履歴保存 | 途中失敗時に戻せる設計にする |
| マスター管理システム | 多人数・承認・権限が必要 | 既存システムの機能を優先確認 |
日付・文字列・数値が混在したExcelデータを毎で確認しておきたいこと
毎回ファイル名に日付を付け、上書き前に旧版を保管するだけでも追跡しやすくなります。
- コード列の重複を先に確認する
- 更新前ファイルを読み取り専用で保管する
- 重要列と表示用列を分ける
- 削除行を目立つ形で確認する
日付・文字列・数値が混在したExcelデータを毎を相談するときに伝えること
通常の名称変更だけでなく、コード統合や廃止の実例を含めます。
- 更新前・更新後のマスター
- 一意のコード
- 変更を許可する列
- 削除・停止・統合のルール
- 承認者と履歴に残す項目
日付・文字列・数値が混在したExcelデータを毎をプロに任せる目安
- 重要な単価・税区分を含む
- 複数人が更新・承認する
- 差分を別システムへ反映する
- 誤更新時に前の状態へ戻す必要がある
日付・文字列・数値が混在したExcelデータを毎で確認しておきたいこと
差分抽出と更新反映を一つのボタンで無条件に行うと、誤りを確認する機会がなくなります。
- 旧版を上書きして比較元を失う
- 行番号で前後を比較する
- 削除を見落として追加・変更だけ確認する
- 承認前に本番マスターへ反映する
日付・文字列・数値が混在したExcelデータを毎で確認しておきたいこと
並び順が変わっていても比較できますか？
一意のコードで行を結び付ければ比較できます。
削除された行も一覧にできますか？
旧版にだけ存在するコードを削除候補として抽出できます。
差分を自動で本番へ反映してよいですか？
重要なマスターでは、差分一覧を人が承認してから反映する段階を分ける方が安全です。