棚卸表を回収して帳簿在庫と並べ、差がある商品を探す作業は、商品コードの入力ミスや単位違いがあると進みません。差異だけでなく、数えていない商品や同じ商品を二重に数えたケースも確認が必要です。
帳簿側と実棚側を同じキー・同じ単位にそろえ、差異理由を分類できる表にします。
先に結論
商品コード、倉庫、ロットなど棚卸単位が共通なら自動照合できます。未カウント、帳簿なし、重複カウント、数量差を分け、修正仕訳や再カウントの承認まで追えるようにします。
棚卸の照合キー
商品だけでなく、どの場所・状態の在庫かを区別します。
- 商品コード
- 倉庫・棚・ロケーション
- ロット・期限・状態
- 数量と単位
- カウント担当・日時
- 再カウント・確定の状態
差異一覧だけでなく未カウントを出す
実棚データに存在するものだけ比較すると、数えていない商品が抜けます。帳簿にだけある商品、実棚にだけある商品、両方にあるが数量が違う商品を分けます。
ケース・箱・個など単位換算がある場合は、マスターの換算率と適用日を使います。自由な手計算を減らします。
- 1双方を同じ単位へそろえる
商品・倉庫・ロット・数量単位を正規化します。
- 2存在と数量を照合する
未カウント、帳簿なし、数量差、重複を分類します。
- 3再カウントと調整を記録する
原因、確認者、確定数量、調整番号を残します。
Excelで差異確認を支援する範囲
照合と確認表はExcelで作れます。リアルタイムの入出庫停止、在庫評価、会計調整まで含む場合は在庫・会計システムの手順と合わせます。
| 方法 | 向いている場面 | 確認したい点 |
|---|---|---|
| Power Query | 帳簿と棚卸CSVを結合 | キーと単位をそろえる |
| VBA | 再カウント表・差異票・履歴 | 確定前に帳簿を上書きしない |
| 在庫システム | 入出庫停止・評価・調整 | Excelとの二重更新を避ける |
棚卸差異の確認で確認しておきたいこと
棚卸表へ商品コード、場所、単位、担当者を必須列として追加します。
- 商品名だけで照合しない
- 未カウントを0として確定しない
- 重複カウントを先に検査する
- 再カウント前後の値を残す
棚卸差異の確認を相談するときに伝えること
数量差だけでなく、帳簿のみ、実棚のみ、単位違いの例を用意します。
- 帳簿在庫と棚卸結果
- 商品・倉庫・単位マスター
- 棚卸時点と入出庫停止ルール
- 差異理由・再カウント・承認方法
- 確定後の在庫調整手順
棚卸差異の確認をプロに任せる目安
- SKU・倉庫・ロットが多い
- 単位換算が複雑
- 棚卸中も入出庫が動く
- 差異承認と会計調整まで履歴が必要
棚卸差異の確認で確認しておきたいこと
棚卸時点がそろっていないデータを比較すると、正しい入出庫まで差異になります。
- 帳簿と実棚の基準日時が違う
- 未カウントを在庫0として扱う
- 商品名だけで結ぶ
- 調整後に元差異を上書きして履歴を失う
定期実行で確認しておきたいこと
棚卸中に入出庫があっても比較できますか？
基準時点以降の入出庫を別に管理し、帳簿または実棚へ調整する必要があります。
商品名が同じなら照合できますか？
同名・規格違いがあるため商品コードを使います。
差異理由も自動で決められますか？
重複や単位違いなど候補は出せますが、紛失・計上漏れなどの確定は担当者が行います。