現在庫が少ない商品を色で探し、発注数量を手計算していると、引当済みや入荷予定を見落とすことがあります。単純に「在庫＜発注点」だけでは、過剰発注になる場合もあります。
利用可能在庫と将来の入出庫をどこまで考慮するかを決め、発注候補と自動発注を分けます。
先に結論
商品ごとの発注点、安全在庫、発注ロットがあり、現在庫・引当・入荷予定を取得できるなら候補抽出を自動化できます。まずは発注候補表を作り、人が納期や需要を確認して確定する形が安全です。
発注候補の計算に使う項目
現在庫だけでなく、使える在庫と今後の予定を見ます。
- 現在庫
- 出荷・使用の引当数量
- 入荷予定数量と予定日
- 安全在庫・発注点
- 発注ロット・最小発注数
- 標準リードタイム・取引先
発注点と発注数量を分けて考える
発注点を下回ったかは候補条件、何個発注するかはロット、最大在庫、需要予測など別の計算です。どちらも商品ごとに設定を変えられる形にします。
在庫データの更新日時が古いと、正しい式でも誤った候補が出ます。最終更新日時と未反映の入出庫件数を表示します。
- 1利用可能在庫を計算する
現在庫から引当を引き、確実な入荷予定を加えます。
- 2発注点と比較する
商品ごとの基準で候補を抽出します。
- 3数量と理由を確認する
ロット、納期、需要、既発注を見て確定します。
候補抽出と自動発注の境界
候補一覧の作成はExcelで行いやすい一方、取引先への発注確定は金額と納期へ影響します。承認なしの完全自動発注より、候補・確認・発注済みを段階化します。
| 方法 | 向いている場面 | 確認したい点 |
|---|---|---|
| 関数・Power Query | 在庫・引当・入荷を集約して候補抽出 | データ更新日時を表示 |
| VBA | 発注候補表・発注書・履歴を作る | 承認前に確定しない |
| 在庫管理システム | リアルタイム在庫・発注管理 | Excelの二重管理を避ける |
CSVの取込・整形で確認しておきたいこと
まず重要商品だけでも、発注点、ロット、リードタイムをマスター列として整理します。
- 在庫更新日時を表示する
- 既発注数量を二重に加えない
- 発注点を色ではなく数値で持つ
- 候補と発注済みを状態で分ける
定期実行を相談するときに伝えること
欠品、過剰在庫、発注済み、長納期の商品例を用意します。
- 商品マスターと発注点
- 現在庫・引当・入荷予定
- 発注ロットとリードタイム
- 候補から確定までの承認方法
- 発注後に記録する項目
定期実行をプロに任せる目安
- SKU数が多い
- 複数倉庫・複数取引先を扱う
- 引当・入荷予定・既発注が別ファイル
- 候補から発注書・通知までつなげたい
アンケート集計で確認しておきたいこと
在庫数が正しくても、時点が違えば同じ計算結果になりません。
- 更新日時を確認しない
- 既発注分を無視する
- 全商品へ同じ発注点を使う
- 候補抽出と同時に無承認で発注確定する
棚卸差異の確認で確認しておきたいこと
安全在庫と発注点は同じですか？
業務ルールによります。発注点はリードタイム中の消費も考えて設定することがあり、別項目として管理すると調整しやすくなります。
需要予測もできますか？
過去実績から候補を計算できますが、季節・販促・欠品などの影響を含め、最終確認を残します。
複数倉庫の在庫もまとめられますか？
倉庫別と全体の両方を持ち、移動予定や引当先を含めて計算します。