発注書、納品書、請求書を一枚ずつ並べる作業は、分納や品名変更があると急に難しくなります。合計金額だけが合っていても、数量や単価が違うことがあります。
伝票番号だけでなく、発注明細を識別する行番号や商品コードを使い、発注・納品・請求を同じ粒度で並べることが重要です。
発注番号と明細番号が各データに残っていれば、自動照合しやすい作業です。分納・一括請求・値引きなどの例外は、数量差、単価差、未納、未請求に分類し、人が確認すべき理由を表示します。
三点照合に必要なキー
書類の見た目ではなく、データ同士を結び付ける項目を確認します。
- 発注番号が納品・請求データにも入っている
- 商品コードまたは明細番号が共通している
- 数量・単価・税の単位がそろっている
- 分納と一括請求の扱いを決められる
- 値引き・返品・取消を別明細として追える
合計ではなく、明細と累計の両方を見る
一つの発注明細に対して納品が複数回ある場合は、納品数量を累計して発注数量と比べます。請求も同様に、請求済み累計と未請求残を分けます。
単価差は、契約上認める差なのか入力ミスなのかを一律に判断できません。差額を抽出し、取引先や品目ごとの許容条件を適用します。
- 1共通キーをそろえる
発注番号・明細番号・商品コードのどれで結ぶか決めます。
- 2数量と金額を累計する
分納・分割請求を同じ明細へまとめます。
- 3差異の理由を分ける
未納、過納、未請求、単価差、税差などに分類します。
帳票から読むか、元データから取るか
PDFや紙の帳票から読み取るより、販売・購買システムからCSVを出せるなら、そのデータを使う方が安定します。Excelで作る場合も、照合結果を元帳票へ直接書き込まず、別の確認表へ出します。
| 方法 | 向いている場面 | 確認したい点 |
|---|---|---|
| Power Query | 発注・納品・請求のCSVを結合 | データ型と共通キーをそろえる |
| VBA | Excel帳票を読み、確認表や印刷物を作る | セル位置変更と分納に備える |
| 業務システム | 継続的な検収・支払管理 | 既存の購買・会計機能を確認 |
売掛金と入金の消込で確認しておきたいこと
最初に一か月分を明細番号で並べ、分納や値引きだけ印を付けると、必要な例外が見えます。
- 合計金額だけで一致判定しない
- 数量と単価を別々に比較する
- 返品・取消を元明細の削除で処理しない
- 照合済みの日時と担当者を残す
売掛金と入金の消込を相談するときに伝えること
正常な取引に加え、分納、返品、値引き、単価変更の例を用意します。
- 発注・納品・請求の各データ
- 共通する番号と明細単位
- 分納・返品・値引きのルール
- 税と端数の計算方法
- 差異一覧の確認・承認方法
売掛金と入金の消込をプロに任せる目安
- 明細数が多く目視照合に数日かかる
- 分納や一括請求が多い
- 支払前の差異確認を厳密にしたい
- PDF帳票しかなく取込から必要
売掛金と入金の消込で確認しておきたいこと
伝票合計だけの照合では、明細の取り違えを見逃します。
- 発注番号だけで明細を結ぶ
- 数量単位の違いを無視する
- 返品をマイナス明細として残さない
- 差異がある行を削除して帳尻だけ合わせる
ファイルの差分確認で確認しておきたいこと
納品書が複数枚に分かれていても照合できますか？
同じ発注明細へ納品数量を累計できれば対応できます。
商品名しか共通していない場合はどうしますか？
表記ゆれや同名商品があるため精度が落ちます。商品コードや明細番号を追加できないか検討してください。
請求書がPDFだけでも可能ですか？
読み取りは可能な場合がありますが、形式変更やOCR誤認識に備えた確認工程が必要です。