部署別・担当者別の発注データを集めて購買一覧を作りたい

部署ごとに発注表の様式が違い、購買担当が月末に一つへまとめている場合、列名や品目表記の違いを直すだけで時間がかかります。承認前の依頼や取消分が混じることもあります。

共通の発注番号と状態を持ち、入力形式を可能な範囲でそろえると、集約と納期確認を自動化しやすくなります。

先に結論

発注番号、部署、取引先、品目、数量、単価、納期、状態を共通列へできれば、複数ファイルを統合できます。承認前・取消・変更版を区別し、最新の有効な明細だけを集計します。

共通化したい発注明細

見積依頼と正式発注を混ぜないことが重要です。

同じ発注番号を修正した場合、旧版を削除せず版番号と有効フラグを持たせます。最新行だけ集計しつつ、変更履歴を追える形にします。

品目名だけでは同じ商品を判別しにくいため、品目コードや規格を使います。単位違いも数量集計へ影響します。

社内様式を変更できるなら、共通テンプレートまたはフォームへ寄せるのが最も安定します。既存形式を残す場合はPower Queryで形式別変換を用意します。

現在の発注表を並べ、共通項目と各部署だけの項目を分けます。

部署ごとの正常ファイルと、変更・取消がある発注を用意します。

同じ発注の旧版と新版を両方合計すると、発注額が二重になります。

部署ごとに列が違ってもまとめられますか？

共通列への対応表を作れば可能です。必須列がない形式は要確認にします。

変更した発注はどう扱いますか？

版番号と有効状態を持ち、最新の承認済みだけを集計します。

発注書の作成も同時にできますか？

一覧から帳票を作れますが、承認済みデータだけを対象にします。